Referenstagning: så går den till och vad du bör veta

Referenstagning är när en arbetsgivare kontaktar de personer du har angett som referens, oftast en tidigare chef eller kollega, för att höra hur de upplevde ditt arbete. Steget är en del av rekryteringsprocessen och kommer normalt efter intervjuerna och före det slutliga urvalet. Som kandidat behöver du veta vem som ringer, vad som frågas och vad du själv kan påverka.

Referenstagning i rekryteringsprocessen

Enligt sv.wikipedia om rekrytering brukar processen se ungefär så här ut: grovt urval, inbjudan till intervjuer av slutkandidater, intervjuer, referenstagning tillsammans med bakgrundskontroll och validering av betyg och CV, eventuell testning, slutligt urval och sedan överenskommelse om anställningsvillkor. Referenstagningen görs alltså när arbetsgivaren redan har en kortlista. Din referensperson kontaktas ofta efter att du har gått vidare från första urvalet, inte innan.

Processen varierar mellan företag. En del arbetsgivare ber om referenser redan i ansökan, andra först när de vill gå vidare med en kandidat.

Vad en referenstagning kan innehålla

Referenstagning är en del av det bredare begreppet bakgrundskontroll. Enligt sv.wikipedia kan en bakgrundskontroll vid rekrytering omfatta identitetskontroll, verifiering av utbildning och examina, verifiering av tidigare anställningar och arbetslivserfarenhet, referenstagning, kontroll av yrkeslicenser och certifieringar och flera andra kontroller. Vid referenstagningen är det alltså någon som har arbetat med dig som berättar hur det var.

I praktiken handlar samtalet oftast om:

• vilka arbetsuppgifter du hade och hur länge
• hur du sköter ditt arbete och samarbetar med andra
• hur du hanterar ansvar, stress och förändringar
• om personen skulle anställa dig igen
• om det finns något arbetsgivaren bör veta för den aktuella tjänsten

Frågorna följer ofta tjänstens krav. Om annonsen efterfrågar projektledning får du troligen frågor om planering och leverans. Om tjänsten gäller IT-drift får du frågor om driftsäkerhet och hur du hanterat incidenter.

Vad gäller kring dataskydd

Arbetsgivaren ska inte samla in hur mycket uppgifter som helst bara för att det är praktiskt. Enligt sv.wikipedia måste behandling av personuppgifter i Sverige ske i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Det betyder att uppgifterna endast får behandlas för berättigade ändamål och att principerna om laglighet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering och proportionalitet ska beaktas. Dataskyddslagen (2018:218) kompletterar förordningen.

För dig som kandidat innebär det att arbetsgivaren ska kunna förklara varför uppgifterna behövs för tjänsten. Uppgifter om brott, domar och andra lagöverträdelser omfattas dessutom av särskilda regler. Enligt sv.wikipedia kan Integritetsskyddsmyndigheten ge vissa företag och organisationer tillstånd att behandla sådana uppgifter i samband med bakgrundskontroller. Du behöver inte kunna lagen för att ta upp frågan. Det räcker att du frågar vad som kommer att kontrolleras och varför.

Så väljer du referenser

Välj personer som har sett ditt arbete på nära håll och som kan prata om det tjänsten kräver. Bra val är en tidigare chef, en närmaste kollega eller någon du har samarbetat med i ett projekt. Fråga hur många referenser arbetsgivaren vill ha, eftersom det är arbetsgivaren som avgör.

Förbered dina referenser så här:

1. Fråga om de vill ställa upp innan du skickar in deras namn.
2. Berätta vilken tjänst du söker och varför.
3. Skicka en kort sammanfattning av ditt CV och de viktigaste kraven i annonsen.
4. Ange ett telefonnummer och en tid då de är lätta att nå.

Undvik att ange personer som du inte har haft kontakt med på länge. Det blir svårt för dem att svara konkret.

Vanliga misstag

• Att ange en referens utan att fråga först. Då får den som ringer en oförberedd bild av dig.
• Att välja någon som bara kan säga att du är trevlig. Konkreta exempel väger tyngre.
• Att låta referenslistan vara inaktuell. Namn, titlar och telefonnummer ska stämma.
• Att inte säga till när en referens är osäker på vad hen kan svara.
• Att inte fråga vilka som kommer att kontaktas och när.

Vanliga frågor

Måste jag lämna referenser?

Det är upp till dig. I praktiken brukar arbetsgivare dock be om referenser innan de går vidare med en kandidat. Om du inte vill lämna referenser är det en fråga du kan ta upp direkt i processen.

Kan arbetsgivaren ringa en referens utan att fråga mig?

Be om att få veta vilka som kontaktas och när. Vilka uppgifter som får behandlas styrs av GDPR, som beskrivits ovan.

Ersätter referenstagningen intervjun?

Nej. Referenstagningen kompletterar intervjun. Den ger arbetsgivaren ett annat perspektiv, men steget kommer efter intervjun i processen.

Förbered dina referenser lika noggrant som ditt CV. Då blir samtalen konkreta och det blir enklare för arbetsgivaren att bedöma om du passar tjänsten.